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教你如何三步成就办公文档库

从文档的产生、消灭的纵向分析,文档会经过新建、修改、定稿、呈现、归档、发送、删除、替换等多个阶段或行为。文档管理则是对文档各个阶段进行监控和操作的过程。从文档的业务领域和分类的横向角度来看,要对文档进行有效管理需要对各个文档进行妥善的分类、按照一定的标准命名文件、对文档实行标签化管理等。

到这里,也许会有些畏难,文档管理怎么这么复杂,这样做的意义何在?其实复杂是难免的,但是我们要相信,在对文档进行有效的管理和控制之后,你会收获的不仅仅是高效的工作效率,同时可以将这个管理方式迁移到其他地方,比如个人电脑上的文档管理,工程项目的目标管理,会计等财务工作者的票据管理等方面。

下面我们开始正题,如何通过简单的三个步骤打造极简文档库。

Step 1:分析文档的产生路径

我们的工作都不会是毫无条理和章法的,在正式的文档管理之前,我们需要花点时间来思考一下工作中产生的大量文档是怎么产生的。可以通过工作的内容来确定,也可以通过追溯文档的初始状态来确定。比如新媒体工作者,文档来源大致可以分为:推送文件库(下面细分:采访类文件、素材收集文件、灵感收集文件、草稿文件、终稿文件等)、数据分析文件库(下面细分:月度、季度运营报告;用户需求统计;内容反馈情况等)、重大活动文件(年度活动策划、活动方案、活动预算管理等)……

推荐工具:思维导图mindmanager、幕布、Excel。

Step 2:按照命名规范创建文件夹、导入文件

根据Step1中的划分,可以建立文件夹的分级体系。但是要注意,文件的命名最好遵循一定的格式,具体的标准按照个人的使用习惯来定。这里给大街推荐一种命名的方式:文件夹以序号+主题;文件以主题+编号。

切记,在命名时一定要注意,我们对其命名的目的是为了方便后期的管理、检索和查看。所以建议文件最好有编号,不同的代码表示不同的业务类型。

Step 3:借助工具,优化文档管理

经过上述两个步骤,你已经拥有了一个布局合理,便于检索和使用的文档库了。但是如果没有养成健康的文档使用习惯的话,过不了多久,现在整理好的文档又会变成混乱的大杂烩。如何避免呢?除了我们严格要求自己规范化的管理和使用自己的文件外,这里给大家推荐几个小工具,可以大大提高文档管理的效率和培养科学的文档使用习惯。

合理使用Windows系统的“库”:

“库”是一个链接的汇总,英文版本的系统翻译是“libra孝感哪家癫痫医院有名ry”,类似于图书馆的图书目录。位置在资源管理器的左侧,我们可以把常用的文件夹固定到“库”里,也可以新建库,将指定的文件夹放进去,这样我们可以快速地调用需要的文件夹。

隐藏在任务栏上的工具栏:

这是一个快速打开文件、链接、桌面的一个任务栏衍生工具。在托盘左侧,右键可以看到“工具栏”选项。勾选文件夹之后我们可以选择最常用到的文件夹,固定在此。它的运行机制是通过文件夹直接找到文件。同时你可以清楚看到文件的层级状态。

标签化管理

上面两个工具主要是针对文件夹的管理,标签化管理主要是针对文件,更具体来说是针对Windows常用的办公文档(word、PPT、excel、text等),但需要注意的是,Windows自带的标签工具并不支持PDF、jpg、png等不可编辑的格式文档。关于这个问题我也思考过,估计开发者也是一位极简主义者吧,因为我们通常能携带大量信息,同时又带有多重属性可以多人编辑脑外伤癫痫的危害有哪些的文件格式也就这么几种而已,当然这只是笔者一家之言,不敢贻笑大方之家。

那么如何对文档设置标签呢?在文件后面右键找到分类-勾选“标记”(Tags),然后资源管理器中会出现标签的筛选按钮,右键需要添加标签的文档,找到“属性”——“详细”,就能看到标签的设置区域。输入后点击确认即可。

文件夹作为一种目录层级状态的管理方式,是一种一对多的管理方式,而标签则突破了这种局限,是一种多对多的管理方式,也就是一个文档可能会对应多个标签,一个标签也可以对应到多个文档。这使得我们的文档检索会更有效率和准确率。

最后推荐一个小工具:Everything

这是一个文件搜索工具,是我目前使用过的功能最强大,检索速度最快的工具。只需要输入文件名的一个或几个字词,就能准确搜索到目标文件。没有体验过的小伙伴可以下载体验一下。真的是秒级的检索!当然它也提供高级搜索,但是速度会慢一些。

这个工具其实我不是很推荐在文档管理尚未成熟的时候使用的,因为有了海东市乐都区哪治小儿母猪疯好它可能就会有依赖感,进而会放弃或降低文档的科学管理,难以形成文档管理的系统思维。所以只能告诫大家:慎用!

以上就是我们今天要分享的文档管理三步法。明天就是元旦假期,希望大家可以花点时间整理一下自己一年多来甚至是多年了未曾关注过的电脑硬盘,整理的同时也是不断训练我们的系统思维的过程。通过对文档的审视,也能找到工作中的重心或侧重点,能够对工作有一个较为完整的认识。

最后祝大家,新年新气象,元旦快黑龙江治疗母猪疯哪里的医院好乐!


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